Elektronische Fahrtenbücher – Fluch oder Segen

Bei elektronischen Fahrtenbüchern gehen die Meinungen auseinander. Mitarbeiter fürchten Überwachung und Unternehmen profitieren von exakten Aufzeichnungen und elektronischen Auswertungen.

Doch gerade in Zeiten der Digitalisierung und permanenter Nachvollziehbarkeit von allen Tätigkeiten, die über vernetzte Geräte geschehen, bringt der Einsatz eines elektronischen Fahrtenbuches einen Gewinn für alle Beteiligten. Vor allem Vereinfachung von Aufzeichnungen und Einsparung von Verwaltungsarbeiten verbessern Arbeitsqualität und bringen bares Geld.

Hat man sich für den Einsatz eines elektronischen Fahrtenbuchs entschieden, steht am Anfang die Wahl einer Soft- und Hardwarelösung. Grundsätzlich werden reine Softwarelösungen, zum Beispiel über eine App oder kombinierte Soft- und Hardwarelösungen unterschieden. Bei kombinierten Lösungen ist meist der Einbau von Geräten im KFZ notwendig, welche die Messung von Fahrzeugdaten und deren Übermittlung übernehmen. Reine Softwarelösungen sind meist nicht so genau wie fix eingebaute Lösungen, da diese Fahrtstrecken nur über GPS Daten ermitteln.

Nach erfolgtem Einbau und Installation der Fahrzeughardware müssen die Fahrzeuge im System eingepflegt und individuelle Systemeinstellungen vorgenommen werden. Im Bereich der Datenerfassung- und speicherung bieten elektronische Fahrtenbücher umfangreiche Lösungen – dies insbesondere im Bereich Datenschutz- und Arbeitnehmergesetze sowie firmenspezifischer Erfordernisse.

Sobald das elektronische Fahrtenbuch einsatzbereit ist, werden alle verfügbaren Möglichkeiten sichtbar. Fahrten werden aufgezeichnet, können editiert und für die Weiterverarbeitung exportiert werden.

Die Fahrtenaufzeichnung startet entweder auf Knopfdruck oder geschieht bei Einbaulösungen automatisch. Diese Aufzeichnungen können dann von den Fahrern mit den jeweiligen Informationen versehen werden – egal ob Dienst- oder Privatfahrt, Fahrtzweck, Kostenstelle oder individuellen Notizen.

Die Unterscheidung von Dienst- und Privatfahrten birgt für Selbstständige und Angestellte enorme Vorteile – insbesondere der Nachweis für das Finanzamt und die damit verbundenen steuerlichen Vergünstigungen. Dazu gehören unter anderem auch der Nachweis für Selbstbehalte von privat genutzten Firmenfahrzeugen und deren Verminderung bei geringer Nutzung.

Umfangreiche Auswertungs- und Exportmöglichkeiten runden die Pluspunkte eines elektronischen Fahrtenbuchs ab. Egal ob Flottenauswertung und Berichterstellung, Nachweise für Steuererklärung oder Archivierung – alles kann ohne handschriftliche Tätigkeiten erfolgen.

Alles in allem kann gesagt werden, dass die Vorteile von elektronischen Fahrtenbüchern den Befürchtungen und Vorurteilen überwiegen und in der Geschäftswelt einen immer größeren Stellenwert einnehmen werden.

2019-01-24T14:36:53+00:00Januar 23rd, 2019|